Apa sih Pentingnya Manpower Planning?

Pada kesempatan ini, saya ingin sedikit membahas mengenai pentingnya perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau Manpower Planning di dalam perusahaan. Dari perspektif organisasi, faktor manusia merupakan satu-satunya faktor yang harus dinilai sebagai aset paling utama di dalam perusahaan. Namun demikian, belum semua perusahaan menerapkan kebijakan mengenai pentingnya melakukan penyusunan kebutuhan tenaga kerja. Hal tersebut mungkin disebabkan oleh beberapa hal, misalnya saja kebijakan perusahaan yang belum baku, kebutuhan tenaga kerja selama ini dianggap masih memadai sehingga tidak diperlukan perencanaan tenaga kerja, program pengembangan perusahaan belum mempertimbangkan faktor manusia sebagai faktor yang strategis, dan masih banyak faktor lainnya yang tentu akan sangat beragam di masing-masing perusahaan.

Oleh karena itu, bagi Anda para pembaca yang mungkin tertarik pada bidang ini (sebagai profesional HR atau pimpinan yang sedang menyusun strategi pengembangan bisnis dan organisasi (untuk tulisan mengenai Organization Development bisa Anda klik di sini)), sangat perlu untuk mempertimbangkan betapa pentingnya faktor perencanaan kebutuhan tenaga kerja sehingga organisasi Anda nantinya tidak akan collaps ketika mengeksekusi strategic plan yang telah disusun oleh para pembuat keputusan.

Pengertian

Manpower Planning (MPP) atau Perencanaan Tenaga Kerja adalah proses identifikasi dan evaluasi untuk pemenuhan kebutuhan tenaga kerja yang akan mengisi jabatan dalam organisasi perusahaan. Kegiatan dalam MPP ini merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari organisasi atau perusahaan untuk menjalankan fungsinya dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan yang telah dirumuskan. Oleh karena itu, MPP merupakan salah satu fungsi yang menjadi prioritas setiap bagian di dalam organisasi untuk memenuhi kebutuhan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) yang akan menjalankan fungsi-fungsi lainnya di dalam organisasi.

Penyusunan rencana kebutuhan tenaga kerja pada setiap bagian harus didasarkan pada pertimbangan bahwa struktur organisasi dan content dari setiap job telah disusun dan ditetapkan sesuai dengan standar struktur organisasi yang berlaku. Dengan adanya struktur organisasi yang telah sesuai dengan standar (didasarkan pada didasarkan pada aktivitas organisasi yang bersangkutan dan diarahkan kepada visi, misi, dan tujuan), maka rencana kebutuhan tenaga kerja diharapkan dapat dikelola dengan lebih baik dan seimbang antara kualitas dan kuantitasnya (untuk bahasan mengenai struktur organisasi, bisa Anda klik di sini).

Dari segi kualitas, tenaga kerja yang dibutuhkan harus dapat memenuhi kriteria-kriteria (kompetensi, skill, pendidikan, pengalaman, dll) yang telah ditetapkan pada saat proses standardisasi struktur organisasi tersebut di atas. Dengan demikian, dalam menentukan kuantitas (jumlah) tenaga kerjanya, setiap bagian organisasi diharapkan tidak akan mengalami kesulitan karena telah memahami sistem kerjanya (organisasi) dengan lebih baik.

Tujuan MPP

Meskipun bersifat perencanaan, MPP sangat berpengaruh pada kegiatan-kegiatan dalam organisasi sehingga rencana kebutuhan tenaga kerja harus disusun secara komprehensif di setiap aspek organisasi. Tujuan dari penyusunan MPP bagi organisasi baik secara parsial maupun keseluruhan adalah:

1. Organisasi diisi oleh orang yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan pada jabatan yang tepat (the right man, on the right place, at the right time, and on the right job).
2. Menjamin bahwa setiap kegiatan dalam organisasi terlaksana dengan efektif dan efisien.

3. Menghindari terjadinya kekosongan jabatan pada organisasi dalam waktu yang lama.
4. Memperkirakan jumlah tenaga kerja pada waktu tertentu.
5. Membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas atau produktivitas tenaga kerja yang sesuai dengan jumlah tenaga kerjanya.

Kebijakan dalam Penyusunan Manpower Planning (MPP)

Penyusunan MPP merupakan salah satu kegiatan yang perlu untuk ditentukan arahnya oleh para pembuat keputusan. Dalam hal ini, arah tersebut dapat merupakan kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan penyusunan MPP tersebut. Beberapa contoh kebijakan dalam penyusunan MPP, misalnya:

1. MPP disusun berdasarkan pada pertimbangan terhadap jabatan pada struktur organisasi, beban kerja pada jabatan yang bersangkutan, adanya perubahan teknologi, program promosi/rotasi/mutasi/demosi tenaga kerja, turnover tenaga kerja, dan atau produktivitas organisasi. Faktor-faktor tersebut diidentifikasi sebagai faktor yang mempengaruhi setiap bagian di dalam organisasi dalam menilai apakah penambahan tenaga kerja baru diperlukan pada periode tertentu atau tidak.

2. Penyusunan MPP dilakukan untuk menjadwalkan rencana program perekrutan tenaga kerja baik secara internal (misalnya dengan promosi, rotasi, mutasi, atau demosi) maupun eksternal (mencari kandidat dari luar).

3. MPP biasanya disusun untuk jangka waktu satu tahun dan jika terdapat kebutuhan yang mendesak dapat diatur sesuai dengan kebutuhan, namun tetap mengacu pada prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi (perusahaan).
4. Rangkaian proses penyusunan MPP adalah kegiatan sosialisasi pengisian formulir Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja, identifikasi kebutuhan tenaga kerja, pengisian formulir Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja, Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (MPP) Tahunan, dan Evaluasi Hasil Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (MPP) Tahunan.
5. Setiap bagian di dalam organisasi diminta untuk melaporkan MPP tahunannya kepada pihak yang membutuhkan seperti pada fungsi Human Resources Department (HRD) atau SDM setelah disetujui oleh pimpinan yang bersangkutan.

Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam proses penyusunan MPP tentu melibatkan beberapa fungsi di dalam organisasi, untuk itu berikut diuraikan pembagian wewenang dan tanggung jawab dua bagian penting yang akan menjalankan fungsi MPP agar dapat digunakan sebagai pedoman dan untuk menjamin proses penyusunan MPP tersebut terlaksana dengan baik.

1. User (bagian yang membutuhkan tenaga kerja)

• Masing-masing user membuat Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan atau Manpower Planning dan menyerahkannya ke bagian HRD setiap akhir tahun (misalnya pada awal bulan Nopember).

• User dapat membuat permintaan kebutuhan tenaga kerja yang bersifat mendesak dan di luar dari Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

2. Human Resources Department (HRD)

• Melakukan sosialisasi kepada setiap user setiap untuk menyusun Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja Tahunan (kebutuhan selama satu tahun yang akan datang) sehingga pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dapat terjadwal dengan baik.
• Membuat daftar Rekapitulasi Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja (Manpower Planning) Tahunan yang didasarkan pada laporan MPP yang telah diterima.
• Menyusun rencana pelaksanaan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja melalui proses rekrutmen internal dan atau eksternal yang berdasarkan pada prosedur rekrutmen tenaga kerja yang berlaku.

Pada bagian terakhir, saya ingin menekankan bahwa hal mendasar yang perlu untuk diperhatikan adalah sistem MPP yang disusun harus mempehatikan visi, misi, tujuan, nila-nilai budaya, dan strategi-strategi pengembangan yang dirumuskan oleh para pembuat keputusan sehingga sistem MPP yang dibangun dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Semoga bermanfaat.

Daftar Bacaan

Bechet, Thomas P. 2002. Strategic Staffing: A Practical Toolkit for Workforce Planning. New York, USA: AMACOM - American Management Association.

Child, John. 1984. Organization: A Guide to Problems and Practice. Second edition. London: Paul Chapman Publishing Ltd.

Rothwell, william J. & H. C. Kazanas. 2003. Planning and Managing Human Resources, Strategic Planning For Human Resources Management. Second edition. Amherst, Massachusetts: Human Resource Development Press, Inc.

Thanks for reading.

Sumber <http://excellent-personal-development-center.blogspot.com/2010/12/apa-sih-pentingnya-manpower-planning.html>

Posted in: umum